Отчет о командировке

Отчет о командировке

Правила оформления Отчета о командировке по Трудовому Кодексу России

Если вы впервые готовитесь отправиться в командировку, узнать о том, как правильно написать Отчет по поездке вам следует заранее. Рассмотрим основные моменты по оформлению соответствующего документа.

Что такое «командировка»?

Если руководствоваться ТК РФ, то под командировкой требуется понимать служебную поездку сотрудника, осуществляемую в определенный срок и с определенными целями. Для того чтобы отправить работника «в путь», руководитель должен оформить специальный Приказ. Специалист обязан выполнить рабочее поручение, находясь вне пределов основного места трудоустройства. К командировкам не относятся разъезды и поездки по городам и странам, проходящие по условиям постоянной работы.

О том, что работник действительно является «командированным», позволяет судить соответствующее удостоверение. В документе должны быть указаны следующие данные:

  • Время выезда из исходной точки поездки;
  • Время прибытия в пункт назначения.

Однако существует ряд исключений. Для примера, если сотрудник должен выехать за рубеж, то оформлять такое удостоверение не нужно (если государство визита не входит в состав СНГ, имеющим соглашение об отсутствии необходимости ставить штампы по факту пересечения границ).

Удостоверение всегда выдается в единственном экземпляре, и сохраняется работником в течение всего срока присутствия в командировке. Составлять Отчет следует по прибытию.

Бумаги для оформления отчета

Современные законы стали относиться к командированным сотрудникам более лояльно, и не предусматривают дополнительных бюрократических трудностей. В частности, сегодня выездным специалистам уже не требуется обязательно оформлять такие бумаги, как:

  • Журнал учета;
  • Отчет об осуществленной поездке;
  • Удостоверение командированного сотрудника;
  • Служебное задание.

Отдельно скажем о том, что оформление Журнала учета – необязательная по закону мера. Но на деле вести его все-таки следует (при соответствующем указании руководителя компании).  

Оформлять командировку сегодня гораздо легче, чем многие годы назад. С другой стороны, некоторые начальники «старой закалки», все еще придерживаются советской программы. Заранее уточните список бумаг, требуемых именно вашим руководителем к подаче.

В список документов, обязательных к оформлению в 2017-18 году, входят:

  • Отчет об авансе, выданном сотруднику на служебные нужды;
  • Если в командировке сотрудник будет пользоваться служебной машиной, оформляется служебная Записка;
  • Если сотрудник будет использовать личный или служебный автомобиль, оформляется путевой лист;
  • Внутренний приказ с обозначением места и целей командировки. С этим документом специалиста необходимо ознакомить лично. После чего последний должен или принять приказ, или отказаться от него. И первое, и второе возможно исключительно в письменной форме.

Перед командировкой составляют приказ с указанием графика поездки. При желании, можно использовать стандартный бланк Т9 или оформить документ в свободной форме, утвержденной руководством организации.

После того, как специалист подтверждает согласие отправиться в командировку, он может выезжать в путь. На руки (или на банковскую карту) сотруднику предоставляют определенную сумму денег, которые он может тратить на рабочие нужды.

Произвольная форма заполнения отчета

Произвольная форма заполнения отчета

Как отчитаться о работе, выполненной в командировке?

После того, как сотрудник возвращается из рабочей поездки, ему необходимо заполнить некоторые документы, прежде выписанные руководителем. Кроме того, он должен составить Авансовый Отчет.


Отчет об авансе оформляется в свободной форме, руководствоваться при заполнении можно формой АО1. Отчет предоставляется начальству на сверку в течение ближайших 3-х рабочих суток. Подкреплять документ необходимо иными бумагами о рабочих расходах – это могут быть билеты на авиа-перелет, счета за бронирование отеля и т.д.   
Важно! Подача Авансового отчета в течение трех ближайших рабочих дней – обязательное условие. Вне зависимости от того, куда отправлялся сотрудник, в поездку по РФ или за границу, и на какой срок.

Как грамотно оформить отчет по командировке?

Законы РФ говорят о том, что оформляя Отчет, командированный сотрудник должен прибегать к помощи унифицированной формы.

Уже свыше 5 лет командированные могут использовать те стандартные формы, которые по своему усмотрению разрабатывают предприятия. Форму необходимо заблаговременно утвердить и подавать как приложение. Быстрее и проще всего разработать форму, руководствуясь стандартами формы Т10А.

В Отчете в обязательном порядке необходимо указывать информацию такого характера:

  • Данные о том, какая работа была проделана в поездке;
  • Сведения о задачах, которые были поставлены перед сотрудником в начале командировки.

Руководителю необходимо обозначить:

  • Наименование предприятия сокращенно или целиком;
  • Время оформления документа и его порядковый №. Дата должна быть аналогичной той, которая проставлена в удостоверении сотрудника;
  • Место отправки и наименование встречающей стороны;
  • Должность сотрудника и название подразделения, в котором он трудится;
  • Личные данные работника, отправленного в командировку.

Кроме того, руководитель обозначает того, кто будет финансировать поездку – встречающая сторона или сама компания, выславшая сотрудника в путь.

С заполнением Отчета проблем не возникает. Перед отправкой специалиста в рабочее путешествие, начальство указывает задачи, которые он должен решить. Соответственно, принимая в расчет эти задачи, сотрудник составляет документ.
Важно! Многие «начинающие» командированные указывают в Отчете ненужную информацию, допустим, о том, что «с поставленными задачами я справился в краткие сроки и в нужном объеме». Это неверно: вы должны составить ясное и структурированное объяснение с указанием полного перечня осуществленных мероприятий.
Документ необходимо оформить таким образом, чтобы в дальнейшем налоговики не могли задать вашей компании никаких лишних вопросов о том, с какими целями была осуществлена командировка. Если вы не смогли справиться с рабочими задачами, укажите, по каким причинам это произошло. Если вы дадите объективное объяснение, то начальство вашего предприятия может принять решение о том, чтобы не взыскивать с вас командировочные расходы.    

Если в Отчете не хватает полей, указывайте информацию на обычном бумажном листе белого цвета формата А-4. Таким образом, вы не нарушите российский закон об оформлении документов для командированных.

Скачать: Бланк авансового отчета [37,5 Kb]
Посмотреть онлайн: Бланк авансового отчета


Скачать: Форма-Т10а [30 Kb]
Посмотреть онлайн: Форма-Т10а


Форма т10а образец заполнения

форма т10а образец заполнения

Нюансы оформления документации

К стандартному Отчету о командировке вам нужно будет прикрепить Отчет об авансе. В последнем документе вам необходимо будет обозначить такие сведения:

  • Документы, которые способны подтвердить ваши затраты в деловой поездке;
  • При наличии остатка – его величина до рубля и копейки;
  • Полная величина потраченных финансов;
  • ФИО и должность командированного работника;
  • Время выдачи аванса;
  • Уникальный № Отчета;
  • Сумма, которая была получена в качестве аванса.

Информация о работниках, приехавших из делового путешествия, поступает в Журнал Учета. Мы рекомендуем руководителям предприятий не отказываться от оформления этого Журнала. Хотя это не является обязательной нормой.

Кроме того, необходимо составить служебную записку (при условии, что рабочие задачи командированного сотрудника нельзя было решить, не прибегая к эксплуатации машины). Неважно, какой именно автомобиль был использован, служебный или личный сотрудника.

Как заполнить служебную записку?

В документе необходимо указать, что поставленные цели можно решить только с использованием автомобиля. Также следует обозначить бренд авто, его кузов и цифры/буквы номерного знака. Внизу записки обозначаются бумаги, которые способны подтвердить затраты на покупку горючего для машины, расходы на жилье и питание сотрудника.  

Если специалист ездил на транспорте, оформленном на него по доверенности, такую информацию тоже следует обозначить в записке.

направление в командировку

Какая командировка является действительной?

Принимая в расчет нормы законов РФ, в текущем году действительными являются те командировки, об осуществлении которых имеются следующие документы:

  • Служебная записка и маршрутный лист;
  • Приказ руководителя;
  • Отчет об авансе.

Об использовании такой деловой документации необходимо сообщать в Отчете о командировке. Кроме того, к Отчету должны быть прикреплены все бумаги и чеки, которые способны подтвердить понесенные финансовые затраты.  

Кто должен руководствоваться указанными требованиями по оформлению командировочных документов? Все: как частные предприятия, так и государственные организации.

Подводим итоги

Трудно ли оформить Отчет о командировке в соответствии с нормами законодательства РФ? Как показывает практика, нет. Сложностей не возникает даже у новичков. Главное, сохранять все документы, которые имеют отношение к поездке, например, чеки и бумаги по расходам в рабочем путешествии.




Комментарии 2
Ого, сколько нюансов, просто куча. Теперь вот буду знать) Спасибо вам за очень информативную статью!
Velga /
Многие сотрудники, возвращаясь после командировки, еще половину рабочего дня тратят на заполнение всех бумаг по командировке. Неужели как-то упростить эту процедуру нельзя?